Client
La solution d'intranet a été déployée dans de nombreuses organisations du secteur public québécois. Dans le domaine de la santé, elle sert les CISSS de la Montérégie (Centre, Est et Ouest), les CIUSSS de l'île de Montréal (Centre-Sud, Centre-Ouest, Nord, Ouest et Est), ainsi que des centres de santé nordiques comme Inuulitsivik et Tulattavik de l'Ungava. La plateforme répond également aux besoins de plusieurs ministères provinciaux, notamment le ministère des Finances et le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI). Ces institutions, comptant des milliers d'employés, utilisent l'intranet pour centraliser leurs communications internes et optimiser la gestion de l'information organisationnelle.
Mandat
Le mandat consistait à concevoir, développer et déployer des intranets organisationnels pour le secteur public québécois, principalement dans le domaine de la santé. La solution TYPO3, implantée dans plusieurs CISSS et CIUSSS, offre un écosystème numérique complet centralisant les communications internes. Ces intranets proposent un tableau de bord personnalisable, un système de nouvelles catégorisées, un dépôt documentaire indexé, un calendrier d'événements filtrable, et un puissant moteur de recherche Solr permettant des recherches par facettes. L'architecture modulaire permet l'ajout de fonctionnalités comme des formulaires dynamiques, un bottin d'employés et l'intégration à l'Active Directory, le tout soutenu par un plan de maintenance garantissant sécurité et flexibilité d'évolution.
Défis
Les projets d'intranets organisationnels ont présenté plusieurs défis significatifs, notamment l'adaptation à des infrastructures technologiques variées et la nécessité d'intégrer des systèmes existants comme l'Active Directory. La gestion du volume important de documents et la mise en place d'une architecture d'information intuitive ont constitué des enjeux majeurs. L'ajout du support multilingue, particulièrement pour l'Inuktitut avec son écriture syllabique, a requis des adaptations techniques spécifiques. La formation des utilisateurs et la gestion du changement se sont révélées cruciales dans des environnements comptant des milliers d'employés. Enfin, les exigences élevées en matière de sécurité et d'accessibilité ont nécessité une attention particulière.
Approche
L'approche pour réaliser ces mandats d'intranets organisationnels s'est appuyée sur une méthodologie Agile avec des itérations de deux semaines, favorisant la collaboration continue et la livraison progressive de valeur. Le processus débutait par des ateliers de design stratégique et de co-création pour établir une compréhension commune des besoins. L'architecture d'information était développée via des exercices collaboratifs comme le tri de cartes. Une équipe de spécialistes était formée au sein de l'organisation cliente pour accélérer l'appropriation de l'outil. La gouvernance était structurée autour d'équipes mixtes, avec des processus décisionnels clairs et des mécanismes de suivi pour l'amélioration continue de la solution.
